Office等、ビジネスソフト系アプリケーションで作成されたデータは、そのままではオフセットで印刷はできません。ですが、データ変換ソフトの充実、Acrobatの機能強化によって、ビジネスソフト系アプリケーションで作成されたデータが印刷できるようになりました。しかし、まだレイアウト崩れ、文字化け、色抜け、画像が消える、罫線のずれ等が起こります。それも、ちょっとした工夫で防ぐことができます。
お客様が使いなれたofficeソフトのワードやエクセル、パワーポイントで作成したデータをそのまま印刷用データとして使うことにより、コスト削減に役立ちます。
ビジネスソフト（officeデータを印刷する）
Officeデータの変換は、トラブルがつきものです。その中で一番多いのが文字化け（もじばけ）です。ここで言う文字化けはWEB上で起こる文字化けとはちょっと異なります。（詳しい説明はあまりに長く、技術的な内容になるので、省きます）文字化けとは、データを作成した側の文字 が、利用者側では、表示されないという現象です。これは、先ずPCが使える文字を考える必要があります。
日本語が使える文字コードは何種類があります。うち最も使われているのが、EUC-JP、Shift_JIS、UTF-8の3つです。なんのことかさっぱり解らないと思います。実際（私を含め）一般のPCユーザーには縁のない話です。しかし、これがデータのやり取りの中では大きな問題になってくるのです。
例えばwindows vista word2007で文書を作成した場合の文字コードは、JIS X0213「新JISコード」約11,200字。これを従来のJIS X0208「JISコード」約6,900字で文書を開いた場合、共通しない文字コードの文字が含まれていた場合、表示されません。もしくは、別の文字に置き換わってしまいます。この状態を文字化けといいます。
この現象をお客様に説明するのは大変です。会社等で同じOS、同じソフト、さらに同じバージョンで作成した場合、起こるはずのない現象だからです。さらに自宅PCを会社で使っているのと同じ環境にする場合が多いと思います。外部とのデータのやりとりが頻繁でない限り、文字化けは理解に苦しむ現象です。
色も変わります。officeデータはRGBです。印刷はCMYKです。画面で見るよりも沈んだ色になります。
また透過等の特殊な効果は消えてしまします。用紙のサイズ設定による余白の違いもトラブルの原因になります。また、挿入された画像の解像度が低く、オフセット印刷に適さないもの、拡大、縮小の率が極端に大きく、また、縦横の比率が合わないものも多いです。例えば名刺を作成する場合、元のデータはA4用紙横サイズで作成してあったり、またA4サイズのカタログを葉書サイズで作成してあったりします。
そこで、印刷会社では、全くビジネスソフトのデータを扱わないか、外部委託をするか、データ変換システムを導入するかになります。外部委託とは、データ変換システムをもつ会社に委託することです。データ変換システムとはofficeデータを分析解析し、オフセット印刷に適したデータに書き換える事です。大日本スクリーン製造株式会社のAVANAS Multistudio Officeパッケージ等が有名です。しかし、高い。基本システムで約250万円ぐらい、それにもろもろオプションをつけると……。データ変換のコスト高はさけられません。
一般の印刷会社では、お客様からofficeデータの印刷注文が入れば、「や、やります」という結果になります。
日本語が使える文字コードは何種類があります。うち最も使われているのが、EUC-JP、Shift_JIS、UTF-8の3つです。なんのことかさっぱり解らないと思います。実際（私を含め）一般のPCユーザーには縁のない話です。しかし、これがデータのやり取りの中では大きな問題になってくるのです。
例えばwindows vista word2007で文書を作成した場合の文字コードは、JIS X0213「新JISコード」約11,200字。これを従来のJIS X0208「JISコード」約6,900字で文書を開いた場合、共通しない文字コードの文字が含まれていた場合、表示されません。もしくは、別の文字に置き換わってしまいます。この状態を文字化けといいます。
この現象をお客様に説明するのは大変です。会社等で同じOS、同じソフト、さらに同じバージョンで作成した場合、起こるはずのない現象だからです。さらに自宅PCを会社で使っているのと同じ環境にする場合が多いと思います。外部とのデータのやりとりが頻繁でない限り、文字化けは理解に苦しむ現象です。
色も変わります。officeデータはRGBです。印刷はCMYKです。画面で見るよりも沈んだ色になります。
また透過等の特殊な効果は消えてしまします。用紙のサイズ設定による余白の違いもトラブルの原因になります。また、挿入された画像の解像度が低く、オフセット印刷に適さないもの、拡大、縮小の率が極端に大きく、また、縦横の比率が合わないものも多いです。例えば名刺を作成する場合、元のデータはA4用紙横サイズで作成してあったり、またA4サイズのカタログを葉書サイズで作成してあったりします。
そこで、印刷会社では、全くビジネスソフトのデータを扱わないか、外部委託をするか、データ変換システムを導入するかになります。外部委託とは、データ変換システムをもつ会社に委託することです。データ変換システムとはofficeデータを分析解析し、オフセット印刷に適したデータに書き換える事です。大日本スクリーン製造株式会社のAVANAS Multistudio Officeパッケージ等が有名です。しかし、高い。基本システムで約250万円ぐらい、それにもろもろオプションをつけると……。データ変換のコスト高はさけられません。
一般の印刷会社では、お客様からofficeデータの印刷注文が入れば、「や、やります」という結果になります。
officeデータを作成するにあたり、ルールを決めることになります。
また、お客様にデータ変換のトラブルの理解を求めます。
また、お客様にデータ変換のトラブルの理解を求めます。
■ルール
なるべく特殊効果は使わない。背景も入れない。透明効果、オブジェクトの影付き
フォントはjisコードのみしか使わない。使う場合は、使用明細を添付すること。挿入した画像はなるべく高解像度を使うこと。また挿入した画像の元データを添付すること、最終データのプリント出力を添付すること。データの作成環境を添付すること。（OSやソフトのバージョン）
フォントはjisコードのみしか使わない。使う場合は、使用明細を添付すること。挿入した画像はなるべく高解像度を使うこと。また挿入した画像の元データを添付すること、最終データのプリント出力を添付すること。データの作成環境を添付すること。（OSやソフトのバージョン）
■理 解
色が変わる事。挿入された画像の解像度のまま印刷されること。書類の周りに白いふちが出来ること。（もしくは若干拡大してふちをなくすか）対応していないフォントに関しては、別なフォントに置き換わる事、文字のピッチが換わる可能性があること。文字位置が換わる事などなどです。
officeデータをacrobatでPDFに書き出す
ADOBEのAcrobatが良いと思いますが、若干高いソフトです。大半はソースネクストの「いきなりPDF」かジャストシステムの「JUST PDF」を使っている様です。また、フリーソフトも多数あります。ただし、それぞれに欠点もあり、全てのデータをオフセット用印刷PDFデータに変換できるわけではありません。
いろいろと制約は多いですが、先ずはご相談ください。
色々な条件と設定がありますので、その都度対応するのが、良いと思います。
色々な条件と設定がありますので、その都度対応するのが、良いと思います。
